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事例紹介

当事務所が今までに手がけた事例をご紹介いたします。

長時間労働を改善に導いた事例

<相談内容>

・労働基準監督署より長時間労働の実態に関する調査の依頼がきた

・現状、正しい管理ができているかがわからない。

 

<現状分析と改善策>

●具体的な原因

・タイムカードはあるものの、従業員の私用時間(夕食や勤務後の雑談等)までが労働時間として記録されている。

・時間外・休日労働に関する協定届(36協定)の届出はしているが、形骸化している。

1ヶ月の労働時間は締日到来後、集計してみないと誰も把握できていない。

・長時間労働になっている原因がよくわかっていない。(とにかく忙しい…。)

 

●解決策

・従業員の協力も仰ぎ、私用時間を労働時間に含めず、本来の労働時間を記録、把握した。

・労働時間に関するルールを再度確認し、理解に努めた。

・クラウド型の勤怠システムを導入し、労働時間をリアルタイムで確認できるようにした。

・月に数回、面談の機会を設け、業務進捗の確認をこまめに行うようにした。

 

●まとめ

 昨今、ワークライフバランスが重要視されるようになり、長時間残業を見直す企業が増えています。

 とはいえ、特に中小企業では人手が足りず、残業時間削減への思いとは裏腹に、なかなか具体策が取れない企業が多いのも事実です。

 長時間労働の削減は企業努力だけでは限界があり、労働時間に関するルールを従業員1人1人にも理解してもらい、意識させ、協力を仰ぐ必要があると思います。

 労働時間の正しい把握ができると、業務の質や量に対する労働力の配分が明確になり、採用計画が立てやすくもなります。

 企業側の期待値と実績との差を図ることもでき、適正な評価などにも繋がります。

 大切な従業員が長く活躍できる環境を整えることも、企業にとっては重要な役割の1つです。見直しをご希望の方はぜひ、HOPグループへご相談ください。

期待役割を明確にした賃金テーブルで採用時の迷いがなくなった事例

<相談内容>

従業員を新規に採用する際に、何を基準に給料を決定したらよいかわからない、というご相談でした。

 

<現状分析と改善策>

●具体的な原因

中途採用者は以前の勤務先での給料をベースに採用時の給料を決定されていたようですが、既存の従業員の給料との整合性が合わなくなりつつありました。

 

●解決策

以下のご提案をいたしました。

1.全従業員の職務内容・職責・給料をリスト化し整理する。

まずは現状をしっかりと整理することから始めます。

 

2.会社が従業員に求める期待役割を整理する。

経営者の方にじっくりとヒアリングし、どのような期待役割を担ってほしいのか、それに対してどのくらいの水準の給料を設定するのか、を整理していきます。

 

3.期待役割を明確にした賃金テーブルを作成する。

今後はこの賃金テーブルに基づいて、新規に採用した従業員の給料を、一定の軸をもって決定することができるようになります。また、既存の従業員の給料とも整合性が取れるようになります。

 

●まとめ

 成長企業診断において、従業員満足度の診断項目として、「経営者の意思を反映した賃金テーブルを有していますか」という質問を設定しています。従業員が少ないうちは、個別に相談しながら賃金を決定することが多いと思いますが、従業員が増えてくると、個々の対応では全体での整合性が取れなくなり、従業員の不満にもつながります。だからと言って、単に賃金テーブルだけを即席で用意しても、会社の経営理念やビジョン、売上や利益とリンクせず、いずれ破綻をきたす可能性も高くなります。大切なのは、「経営者・会社が従業員に期待する役割を明確にした賃金テーブル」の設計・運用であり、腰を据えて取り組む必要があります。

退職者から未支給の残業代を請求され、適切に対処した事例

<相談内容>

「在職中に行った残業に対する残業代(総額約34万円)が未支給であるため、支給振込をするよう退職者から書面が届いた。どうすれば良いか。」

勤怠の記録をしておらず、残業代も適切に支払っていなかったため、申出の通り事後的に残業代の支給をする必要がありました。在籍期間が数か月間だったにも関わらず、高額の請求です。こじれた糸をほどくように事実確認をしながら適当な金額を算定する必要がありました。

 

<現状分析と改善策>

●具体的な原因

出退勤の時刻等のいわゆる「勤怠」について、客観的な方法による記録ができていなかったことが最大の原因です。しかし、過ぎてしまったことは仕方のないこと。残業代を請求された当人には、請求金額の根拠として記録している勤務時間の開示を求めました。また、その記録と社内で安全管理のために記録していた最終退出者のリストを突き合わせ、当人による記録の正当性を確認し、合致しない部分については合意の上訂正をしていただきました。

また、労働時間に対する給与の単価について書面での明示ができていなかったため、口頭で説明していた給与体系について改めて詳細に解説し、これに基づく適正金額を算出。結果、27万円程度の支払いで合意に至りました。

 

●解決策

1. 勤怠記録ツールの導入

 クラウドで勤怠の記録ができる勤怠ツールを導入しました。これにより、客観的なデータによる記録が可能になり、法律に基づいた割増賃金の計算ができるようになりました。

 

2. 給与規程の見直し

 月額給与に対する正しい固定残業代を算出し、従業員の職位毎に給与テーブルを作成しました。また、法律だけではなく、会社として皆で守っていく「ハウスルール」を設定し、労働時間管理に対する全社的な意識改革を目指しました。

 

●まとめ

 「労基署に行きます。」と従業員に言われると非常に焦るものですが、そんな時こそ冷静な判断が必要です。法律家として適切なアドバイスをいたしますので、是非頼っていただきたいと思います。労働者の権利や法律も守っていくのが経営者の仕事です。状況を確認しながら、守るべきラインを探し出します。

 本件については、しっかりと時間管理・コスト管理をすることで、会社として行うべき人事戦略も見えてきたというお言葉をいただいています。ピンチはチャンス。一緒により強い組織づくりを目指しましょう。

勤怠管理のクラウドシステムの導入で
集計作業が効率化された事例

<ご相談内容>

・勤怠管理がアナログで集計時間に相当な時間がかかり、間違いも多い。

・従業員がリアルタイムに自身の勤務時間を把握できていない。

・導入を前提として、どのシステムを選べば良いかわからない。

 

<現状分析と改善策>

●具体的な原因

・アナログ管理であっても、タイムレコーダーの設定がうまくできていない。

・有給休暇や残業の申請が勤務表と別で管理されていて、照合作業に手間がかかっている。

・勤怠管理のフローのうち、どの部分をクラウド化したいなどの具体的な計画がない。

 

●解決策

・近年のクラウド管理は、有給休暇などの各種申請が承認されると、自動的に勤務表に反映されます。また、有給休暇は残日数管理にも役立ちます。

・日々の労働時間をリアルタイムに集計してくれるので、個々人の長時間残業への意識付けに役立ちます。

・システムを使って便利になる部分もありますが、場合によって柔軟な運用ができなくなることもあります。何社かの商品において、コストや設定の手間を比較するのが最適です。勤怠集計後の給与計算のことを考え、給与計算ソフトとの相性が良いものがお薦めです。

 

●まとめ

 コロナ禍で在宅勤務の導入が増えたことに伴い、勤怠のクラウド化を検討、移行する企業も増加傾向です。

 システムは法令遵守で作られているので、初期設定時に自社の運用を見直す良いきっかけにもなります。

 勤怠管理のシステム変更は、従業員さんを巻き込む大きなプロジェクトになり、初期設定にも相当な労力が必要ですが、運用が軌道に乗るとそれまでの工数が劇的に削減されます。

 HOPでは勤怠管理だけでなく、従業員さんの情報管理や給与計算を総合的にサポート出来るシステムを導入し、お客様のご支援を行っております。ご興味のある方は一度、お気軽にご相談ください。

入社後、音信不通になってしまった社員は
どうすれば?

<ご相談内容>

福岡居住のAさんが東京の会社へ1ヶ月の短期雇用で入社。ところが1日勤務して福岡に帰ってしまった。その後、音信不通となってしまった。

 詳しい状況

・口頭での労働契約のみで雇用契約書(労働条件通知書)を交わしていない。(本人からもらった書類等は履歴書のみ)

・電話は通じず。

・メールを送るも返信なし。

・1日分の賃金を払いたくとも振込先の情報なし。

 このような状況において会社としては、どのように対処すればよいのか?

 

  <現状分析と改善策>

●具体的な原因

雇用契約書(労働条件通知書)を締結(通知)していない。

退職届の提出がない。

賃金支払いが出来ていない。

源泉徴収票を渡せていない。

 

 【補足】

①②

・契約書を取り交してなくとも、面接時等に口頭で契約を結び、双方が同意すれば雇用契約は成立する。

1日のみの勤務、その後出勤していなければそれは無断欠勤となる。

・就業規則等で「無断欠勤開始日より2週間が過ぎたとき退職とする。」等の規定がある場合は、規定通りの日に退職となる。

・就業規則等に規程が無い場合、契約期間中は雇用契約を結んでいる状態となる。解雇手続きは可能。

  

●解決策(回答)

今回は、期間の定めのある契約(1ヶ月間)が決まっていたのであれば、その日までの雇用となります。

ただ、それが口頭のみだとトラブルが起こった際、証拠書類がなく会社が不利になるため、労働条件通知書をご本人Aさんにお渡しすることが大切になります。

電話、メールをしても通じないとのことですので、内容証明郵便で「労働条件通知書」と「給与の支払い方法」を郵送されてはいかがでしょうか。

「給与の支払い方法」例:原則振込ですが、現金書留という方法もあります。どちらにされますか?振込ということであれば銀行口座情報を教えてください。ご返信がない場合は現金書留とさせていただきます。

現金書留はAさんとどうしても連絡が取れない、かつ、Aさんがいる住所が確定していること

 

給与の支払いは、振込、現金書留の他、Aさんが会社に来られるまで(連絡が取れるまで)会社保管、もしくは法務局に供託することも可能です。

賃金を会社保管する場合は、賃金請求権の時効期間である当分の間は3年(20204月労働基準法改正)保管ください。

 

給与支払時期は労働条件通知書の雇用期間満了後。

振込の場合は、振込時期に内容証明郵便にて、雇用期間満了通知書、給与明細、源泉徴収票を送りましょう。

現金書留の場合は、現金の他、雇用期間満了通知書、給与明細、源泉徴収票も同封して送りましょう。

会社保管、法務局に供託の場合は、各書類と共にその旨Aさんに通知しましょう。

 

 ●まとめ

今回の事例は契約社員に限ったことではなく、正社員、パートでもあり得ることです。

入社日には雇用契約を締結し、振込先銀行口座を確実に聞いておきましょう。

※雇用契約の締結や振込先銀行口座の確認は入社前にすることも可能です。

 

事前にリスク回避することで人事労務の負担を減らすことが大切です。

 

社会保険事務手続きのアウトソースにより、
業務が圧縮、効率化された事例

<ご相談内容>

現場の社員と直接やりとりをし、人事部を経由することなく労務手続きを完結させてほしい。

 日本全国に店舗を展開する飲食業のお客様からのご依頼でした。従業員のプロフィールや雇用契約の内容は様々であり、且つ従業員数も多いため、本社で情報をとりまとめ社会保険に関する事務を遂行するのには膨大な労力を要していました。

 

 <現状分析と改善策>

●具体的な原因

手続に必要な情報のとりまとめに、複数の人間が関わり、多くの時間を使っていました。

 現場の店長が手続きを必要とする本人の情報をとりまとめ本社の人事部に報告、本社の人事部が情報の精査を行い必要なデータとともにHOPへ報告…手続完了後も同様の経路で本人に書類や保険証が渡っていました。現場の店長や社員には社会保険実務に明るくない方も多く、従業員から質問を受けた際も人事部やHOPに確認をとるまで解決しないこともありました。

 

●解決策

 1. アプリの開発

HOPグループでお付き合いのあるIT企業に依頼し、従業員から直接手続申請が出来るアプリを開発しました。これにより店長と人事部が行っていた情報のとりまとめに要していた手間を省くことができました。

 2. ホットラインの開設

従業員からの質問にすぐにお答えできるよう、HOPに専用の電話回線とメールを設けました。従業員に直接、専門家としての回答ができるようになりました。

 3. 直送サービス

行政から送付される決定通知書や健康保険証などをHOPで取りまとめ店舗へ直接送付するフローに変更しました。人事部が行っていた郵送作業がなくなりました。

  

●まとめ

 昨今、管理部門の業務圧縮をしたいというご要望や、リソース不足に悩む会社が増えています。思い切って専門家にアウトソースすることで、業務の効率化や従業員へのサービス向上を図ることができます。「より正確にスピーディーに労務管理を行いたい」という方は是非アウトソースサービスをご検討ください。

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