事例紹介

当事務所が今までに手がけた事例をご紹介いたします。

＜ご相談内容＞

　「アルバイトスタッフなどたまにしか出勤しない従業員もおり、給与明細を配布するのに苦労をしている」

　給与計算を代行させていただいているクライアントさまからのご相談でした。給与計算を行い給与明細の印刷・封入をして毎月私どもから納品させていただいておりましたが、毎日出勤をしないパートさんがいらっしゃったり、新型コロナウィルスの感染が広がる中で在宅勤務をする従業員が増えたり、という状況の中で渡しそびれてしまうということが多々ありお困りのご様子でした。

 ＜現状分析と改善策＞

●対応手順

・閲覧して頂くアクセス環境の確認

　→従業員の皆さまが閲覧可能な環境であることを確認しました

　（インターネットに接続できるパソコン、スマートフォン、携帯電話があれば閲覧が可能です）

・閲覧用のURLの共有とID、PWの発行

　→IDとPWは従業員さまごとに異なりますので個別に配布をしていただく必要がございますが、

　　以後は私どもで毎月、給与支給日にWEB給与明細を公開します

●導入によるメリット

 ・企業担当者さまの配布にかかる手間や時間を削減することができました

・出勤が少ないパートスタッフさんや、在宅勤務をされている方への配布が遅れることがなくなりました

・従業員さまご自身で必要な時に閲覧や印刷が可能ですので、従業員満足度向上につながりました

●まとめ

　ここ数年、クラウドやAI（人工知能）、ビッグデータ等のテクノロジーを活用して人事面で抱える課題を解決に導くサービスや技術、いわゆる「HRテック」が注目をされており今回ご紹介をした「WEB給与明細」もそのひとつです。従前、手作業で行っていたものを「HRテック」の活用により業務工数の削減を行うことで、事業主さまや人事担当者さまが本来取り組んでいただくべきコア業務に専念して頂く環境を整えるお手伝いもさせていただきます。お困りのことがありましたら是非一度ご相談ください。

＜ご相談内容＞

　小規模の事業主さまより、

「妊娠をした女性の従業員がいるが、産休とか育休とかよくわからず、どうしたらよいか」

というご相談を頂きました。事業主さまは、女性にも大いに活躍して頂けるような会社を作っていきたいという思いが強くおありで、安心して出産をして、いずれ復職をしていただきたいとお考えでした。

 ＜現状分析と改善策＞

●対応手順

・対象の従業員さまの出産予定日を確認

・産休から復職までのスケジュールを、実際の出産予定日を元に説明する資料を作成

・事業主さまにも同席頂いて従業員さまとの面談を実施

●解決策

 　面談では、資料を基に、社会保険の給付の種類や支給のタイミングについての説明の他、母子手帳のコピーの提出など従業員さまにご対応いただかなければならない事項について、時系列で、またなるべく専門用語を使わずに平易な言葉を使ってご案内をしました。事業主さまからは「この資料があれば次からは私が説明できそうだ」とおっしゃっていただきました。

●まとめ

　特に初めて妊娠される方は、「出産への不安」と同時に「金銭面」や「復職」など多くの不安を抱えていらっしゃいます。従業員さまの妊娠への会社としての対応は、労働基準法、育児介護休業法、健康保険法、雇用保険法と関連する法律も多岐に渡ります。私たちは人事労務分野の法律家として、正しい知識をもとに、日々、事業主さまや人事担当者さまに情報提供やアドバイスをさせて頂いておりますが、時には従業員さんに直接お話しをさせて頂き、安心してご出産を迎えていただくお手伝いも行っております。

＜ご相談内容＞

顧問契約開始後、半年ほど給与計算を行う中で、日々わずかな勤務時間の不足や多少の残業が恒常的に発生していることが分かりました。一方で、社長の社員への信頼は厚く、勤務時間の不足についての控除は免除するケースがほとんどでした。実質的にフレックスタイム制度に近い勤務状態であると考えたため、社長に導入をお勧めしました。

 ＜改善＞

●対応手順

・フレックスタイム制度の説明（メリットとデメリット）

・制度設計（コアタイムの設定など）

※コアタイム：必ず就業しなければならない時間帯

・社員への説明

・就業規則への規定

・労使協定の締結

●解決策

 　フレックスタイム制度は従業員に自身の始業時刻と終業時刻の決定を委ねるため、全員が同じ時間に顔を合わせて働けないことや、自立性の低い社員はうまく制度を利用することができないなどのデメリットもあります。これを社長に説明し、ご理解いただいた上で導入を決定しました。

　一定のフレキシビリティを持たせながらも深夜の時間帯に業務が及ばないようコアタイムを設定するなどして、労使双方にとって「いい塩梅」のルールを作りました。

●まとめ

こちらのお客様は営業の仕事が中心で、もともと顧客の都合に合わせて就業時間や就業場所を設定することが多かったため、フレックスタイム制度の運用は想定通りうまくいきました。

社員の仕事における自由度が上がっただけでなく、給与計算の際の勤怠集計もよりシンプルなものになりました。

労働基準法には様々な時間管理制度があります。その会社の状態に合わせて適切な処方箋を出すのも我々士業の仕事です。

＜ご相談内容＞

「人事労務を永年担当していた社員が退職することになったので手伝ってほしい」

これまで社会保険手続きの一部業務をお任せいただいていたクライアントさまからのご相談でした。全国に店舗展開されているクライアントさまで入社・退社等の手続きも年間を通じて発生されることもあり、社会保険の手続きを安定して滞りなく対応していくことが求められていました。

 ＜現状分析と改善策＞

●対応手順

・現状の手続きまでの流れを確認

・クライアントさまとHOPの役割分担の明確化

・進捗管理をクライアントさまとHOPでリアルタイムで行うための管理表の整理

・クライアントさまが使用をされているWebツール（人事管理、給与計算、勤怠管理等）をHOPで操作する権限の付与

●解決策

 　社会保険の手続きを行うにあたっては、その手続きによって必要な情報が異なり、その情報を複数のツールで管理されているのが一般的です。そのため、これまでは今回退職される人事担当の方が情報を整理して伝えてくださっていましたが、現在はクライアントさまには必要最低限の情報共有を頂き、それ以外に必要な情報は私たちが直接それぞれのツールにアクセスをして情報収集を行い対応しています。

　また、クライアントさまからはさらに、「社会保険に関わる従業員からの問い合わせ窓口も任せたい」というご相談も追加で頂き、現在その体制構築を進めているところです。

●まとめ

　自社でも行うことができる社会保険手続きや給与計算業務をアウトソーシングするメリットの一つに、担当者の退職や急なお休み等に左右されることがないという点があります。また、定型的な業務をアウトソーシングすることで自社の社員にはコア業務に専念させたいというご相談も増えております。私たちは人事労務の専門家としてお客様が何を望んでいらっしゃるかを常に考え行動しています。お困りのことがありましたら是非一度ご相談ください。

＜ご相談内容＞

「給与計算の仕方が複雑で分からない。明確な決まりもなく手間と時間がかかってしまう。」

これほどはっきりとした言葉をお使いになってはいませんでしたが、数か月労務相談のみの契約で顧問としてお付き合いする中で、経営者であるお客様が定型業務へのストレスを感じていることは明らかでした。これを解決すべく、思い切って労務に係る業務の大部分をアウトソースすることをご提案しました。

 ＜現状分析と改善策＞

●対応手順

・従業員様とHOPのダイレクトチャット開設

・勤怠管理ツールの導入

・入社時、退職時の手続フローを取り決め

・労働条件等をまとめたスタッフリストを作成し、情報を見える化

●解決策

 　お客様を給与計算などの労務に係る業務から解放するため、従業員様と直接やりとりができる窓口を開設しました。勤怠ツールの導入進めたので、新しいルールの普及のためにもこの窓口はとても役立ちました。お客様からは、「給与計算の実務や、従業員からの労務に関する専門的な問い合わせから解放され、とても楽になった」という言葉をいただきました。

また、今後事業拡大するにあたり多くの新入社員の入社が見込まれていますが、入社前からHOPが新入社員のサポートすることにより、速やかなオン・ボーディングが実現しています。

●まとめ

　こちらのお客様に限らず、中小企業の経営者はとにかく本業の対応に時間を割かれるため、税務や労務に関する業務に対応する時間をとるのが難しいという方が多いです。我々労務チームは経営者の皆様が経営に専念できる時間を生み出し、従業員の皆さんの成長をサポートすのが使命です。お困りのことがありましたら是非一度ご相談ください。

＜ご相談内容＞

「少し前から社会保険料の控除金額がおかしいようだ」

外注していた給与計算において、社会保険料が正しく控除されていないことに気が付いたお客様からのご相談でした。賃金台帳を拝見すると、確かに然るべき金額とは異なる保険料が給与から控除されているようでしたが、原因が分からない状態でした。

 ＜現状分析と改善策＞

●対応手順

・状況確認（いつ頃から不整合が発生していると認識しているのか、加入している社会保険など）

・ゴールの認識合わせ（正しい金額と実徴収額の差額の算出）

・資料の提出依頼（賃金台帳と標準報酬決定通知書）

・資料をもとにエクセルに金額を書き起こし、正しい保険料との突き合わせ

・原因調査

●解決策

 　資料に少し目を通しただけで、誤った金額を控除してしまっていることは一目瞭然でした。お客様の目的は金額の清算でしたので、まずは正しい徴収額と実際の控除額を比較した一覧表を作成し、精算額をまとめました。

　原因を明確にすることが再発防止につながると考えたため、誤って控除していた保険料の根拠を探しました。過去2年分の控除保険料から逆算で保険料率を求め、保険料率改定のパターンに当てはめたところ、加入している協会けんぽ都道府県支部とは別の支部の料率が人によってバラバラに適用されていることが分かりました。（協会けんぽ＝全国健康保険協会は、会社が加入する都道府県単位の「支部」によって保険料率が異なります。）これを説明の上、給与計算ソフトでこの設定を確認するようアドバイスしました。

●まとめ

　給与計算は初期設定が重要ですが、やはり最後は人の目が頼りです。「システムが計算しているから間違いないだろう」「作業手順に則れば正しい計算ができるはず」こういった考えももちろん正しいですが、我々は専門家として原因の追及や根拠の確認を意識して業務を行っています。

また、様々な会社の事例を拝見しているため、原因追及にあたってのノウハウがあります。これは我々士業に限らずの話ですが、正確に・スピーディーに課題解決をしたいときは、是非専門家にコンタクトしてみてください。きっと求めていた答えに最短ルートでたどり着けるはずです。

＜ご相談内容＞

・なかなか長時間労働を改善できないがどうすれば良いか？

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

・9時-18時（内1時間休憩）の標準労働時間を採用。

・業務が集中する日とそうではない日の差が大きい。

・業務が集中する日とそうではない日に差はあるものの、それがいつであるかは事前に断定できない。

●解決策

 ・変形労働時間制の導入を提案

　- 1か月単位の変形労働時間制

- 1年単位の変形労働時間制

- 1週間単位の非定型的変形労働時間制

-フレックスタイム制

・その日の業務量に応じて個人に出退勤時間を委ねられる「フレックスタイム制度」を導入

　することにした。

・従業員の自由が利くこととそうではないこと（休日等）を、全体にきちんと周知してから

制度の運用を開始した。

・効率良く働く従業員が増え、長時間労働の削減が可能になった。

●まとめ

　日本の雇用契約のほとんどは「時間」を基にしているため、いくら仕事で成果を出していても、契約で決められた時間に勤務をしていなければ給与から控除が発生します。（ノーワークノーペイ）

　働き方の多様化で決まった時間に勤務することが、不効率を生むことも多く見受けられるようになりました。

　労基法では、上記に述べた4つの変形労働時間制の他にも、専門業務型裁量労働制などの「みなし労働制」という制度も存在します。

　限られた労働時間で成果を生み出すのに、どんな制度を導入すれば良いのかは会社によって異なります。

　また、どの制度を導入したとしても、会社側に労働時間の管理義務の免除は発生しません。

　セルフマネジメントができない従業員には、従来通りの標準労働時間を適用したり、会社の中でも制度の使い分けができるとさらに良いと思います。

＜ご相談内容＞

「労働時間の管理と残業代の支払いを法に則り適正に行いたい。」

勤怠の記録は行っておらず残業代の支払いもほとんどなかったため、早急に是正する必要がありました。

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

・勤怠を記録する術がなく、社員もその重要性について理解していない。

・出退勤時刻を管理する文化がなく、長時間労働が当たり前の環境になってしまっている。

・みなし残業（固定残業）制度を導入しているものの、適正な運用ができていない。

●解決策

 1. 勤怠記録ツールの導入

　ツールを導入することにより、出退勤時刻を正確に記録できるようになりました。インターネット環境さえあれば使用できるクラウドツールは、直行直帰や外出の多い職種にもマッチしました。

2. 給与の見直し

　固定給の内訳を精査し、基本給とみなし残業代それぞれの金額を明示しました。またこれに付随し、等級に基づく賃金一覧を作成し、諸手当や歩合給の設定も行いました。

3.アナウンス

　出退勤や勤務時間について会社独自のルールも設定しました。法令順守という目的だけでなく、自身の健康管理・キャリア形成・ワークライフバランスの実現のために適正な労務管理が必要であるという観点で、社長自ら社員の皆様に話をされました。

●まとめ

　勤怠を記録することや、限られた就業時間の中で最大のパフォーマンスを発揮できるよう仕事に取り組むことの大切さを社員の方に理解してもらえるよう努めました。導入から1年ほど経過し、これが職場の文化として根付きつつあります。結果、社員の定着率も上がり売上も上昇したと聞きます。こちらの会社では、これまで人についてしまっていた仕事をはがして業務を見える化し、誰かが休みの時には他の誰かがフォローできる体制も整えているところだそうです。

　何か新しいことを始めるときには、「なぜそれを行うのか」という目的意識を持つことで予想した以上の効果が期待できると感じた事例でした。

＜ご相談内容＞

　助成金を受給するためにはどうすれば良いか？

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な状況

・全体的に労務管理ができていない。

・法定帳簿（労働者名簿・出勤簿・賃金台帳）が揃っていない。

・労働時間の管理が曖昧（タイムカードに私用時間が含まれている。）

●解決策

・法定帳簿の整備を実施。

・勤怠管理のルールを作り、社員に周知することで管理方法を統一。

・有給休暇の付与、36協定の見直しを実施。

・形骸化してしまっている就業規則の見直しを検討。

・必要最低限の労務管理を整備したことにより、キャリアアップ助成金の受給要件を満たすこととなり、無事に申請、57万円の受給（R2年申請分）に至った。

●まとめ

　厚労省管轄の助成金の種類は多岐に渡り、法定帳簿の保管や有給付与、時間外労働の制限など、法律で定められていることは「できていて当然」という支給要件が示されています。

　また、その受給要件は毎年大小限らず改定されており、過去に受給できたからと言って、次も受給できるとは限りません。

　そして、その受給金額も決して小さい額ではありませんので、ついつい目先の受給金額に目が行ってしまうという気持ちも理解できます。

　「その助成金を受給するためにどうすれば良いか？」というアプローチももちろん大切ですが、従業員さんの「労働環境をよくする取り組みに対して受給されるもの」であることを念頭に置いて、その取り組みの先に助成金申請があることを忘れずに、活用していただけると素晴らしい成果を生み出せると思います。

＜ご相談内容＞

　新しく入社された従業員の方に対して様子をうかがう面談をしたいと考えているが、どのようなことをたずね、確認すればよいかわからない、というご相談でした。

 ＜考え方と解決策＞

●考え方

　新しく入社された従業員の方は、慣れない環境の中で働くことで精神的な負担が大きくかかっています。また、「本当に自分はこの環境で今後やっていけるのかどうか」と不安になることが多いです。そのため、一定期間（初回は１ヶ月程度が目安です）を経過したのちに個別面談を実施し、様子をうかがうことが効果的です。もちろん、面談にて何を確認するかは、あらかじめ準備しておくことが必要です。

●解決策

（１）面談での確認事項を事前に準備する

　HOPでは、今回のような面談の際に確認すべき項目を整理しており、必要に応じてお客様にご提供しています。その一部をご紹介します。

・仕事内容について入社前と入社後のギャップはあるか

・入社してよかったと思えることはあるか

・社長（または上司）にこの機会に伝えておきたいこと、相談したいことはあるか

（２）面談を実施する

　経営者・幹部が上記（１）の項目をベースに面談を実施します。お客様のご希望により、HOPメンバーが面談を担当させていただく、または、面談に同席する場合もあります。

（３）振り返る

　面談の内容を、経営者・幹部の方とHOPメンバーとの間で振り返ります。課題が判明した場合は、解決に向けてアドバイスやご支援をする場合もあります。

●まとめ

　従業員の方の「不安」を放置しておくといずれそれが「不満」となり、やがて組織への「不信」につながります。そうならないために「不安」の段階でしっかりと従業員と向き合い、気持ちを受容するとともに抱えている「不安」を引き出し、必要に応じて「課題」としてとらえ対応することが必要です。そのためにも既存の従業員はもちろん、特に新しく入社された従業員の方に関しては、定期的に個別面談の時間を設けるようにしましょう。

＜ご相談内容＞

　法改正の紹介や、社内で抱えている課題の解決のために、セミナーの実施をご依頼いただくことがあります。今回は直近で開催した、ハラスメント防止セミナーと社会保険制度の基礎研修をご紹介します。

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

【ハラスメント防止セミナー】

・ハラスメントの定義やその悪質性を理解していない社員がおり、残念ながら実際にハラスメントが発生してしまっている。

・いわゆる「パワハラ防止法」について解説し、社員に理解させたい。

【社会保険制度の基礎研修】

・現場の採用担当者が社会保険制度についてよく理解しておらず、手続き漏れが発生してしまうことがある。

・アルバイトやパートの社員から質問を受けたときに回答できるよう、現場の正社員に知識を定着させたい。

●解決策

【ハラスメント防止セミナー】

・労働に関する法律で明確に禁止されているパワハラ・マタハラ・セクハラを中心に、「ハラスメントとは何か」「何故ハラスメントは許されないのか」について、法律の観点からお話しました。

・自身の思考や言動を振り返り、ハラスメントに繋がる恐れはないか振り返る時間を設けました。

【社会保険制度の基礎研修】

・法律の細かな話はせず、自分自身で解決できるイメージが持てるように実務的・具体的な事例を挙げて解説しました。

・受講者にとって社会保険関連の事務は本業ではないことから、深く理解することは求めず、押さえておきたいポイントに絞って資料を作成しました。

【共通】

・zoom配信も行い、少ない実施回数で多くの方にご参加いただきました。

●まとめ

　セミナーを開催する際は、お客様のご要望に応じ資料や開催方法などをカスタマイズし、その会社らしさを生かしたセミナーになるよう心掛けています。

テーマによっては、社内の担当者がスピーカーになるよりも、社外の人が話をする方が受講者に響くこともあります。最近は、会場の設営や会場までの交通費負担の必要のないウェビナーの機会も増え、セミナー開催のハードルは低くなってきています。

　お手伝いできることがあれば、是非HOPグループにお知らせください。

＜ご相談内容＞

　新しく従業員を採用した際に、どのような内容で雇用契約を締結すればよいか、今まで使用していた書面の記載内容で問題ないか、とのご相談でした。

 ＜現状分析と改善策＞

●考え方

　新しく入社された方に対する労働条件の説明が、しっかりとされていないケースをしばしば見かけます。法律では、労働時間や賃金などの労働条件を、入社時に労働者に対して明示することが求められています。しかし、それ以上に、労働条件について労使双方の齟齬をなくすことが、企業にとっては「トラブル回避」につながること、そして、新しく入社される方にとっては、「安心して働く」ことにつながります。

●解決策

（１）労働条件通知書・雇用契約書の記載内容を確認する

　既存の労働条件通知書・雇用契約書の中で、労働基準法で定められている項目がすべて明示されているかを確認し、不足項目があれば追加します。

（２）通知方法・契約締結の仕方に留意する

　書面を渡すだけではなく、記載項目一つひとつについて丁寧に説明し、労使双方の認識に齟齬がないことを確認することで、トラブルの発生防止・労働者の安心感につながります。

●まとめ

　成長企業診断において、コンプライアンスの診断項目として、「採用時に労働条件通知書を交付していますか」という質問を設定しています。新しく人材を採用したときは、企業にとっても採用された方にとっても、喜びと期待でいっぱいになり、労働条件の確認などの必要な手続きを後回し・失念してしまいがちです。大きなトラブルにつながることを防ぐだけではなく、新しい環境で不明なことが多い中で働く入社者の方の不安を少しでも和らげるためにも、労働条件の確認・説明を忘れないようにしましょう。

＜ご相談内容＞

・労働基準監督署より長時間労働の実態に関する調査の依頼がきた

・現状、正しい管理ができているかがわからない。

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

・タイムカードはあるものの、従業員の私用時間（夕食や勤務後の雑談等）までが労働時間として記録されている。

・時間外・休日労働に関する協定届（36協定）の届出はしているが、形骸化している。

・1ヶ月の労働時間は締日到来後、集計してみないと誰も把握できていない。

・長時間労働になっている原因がよくわかっていない。（とにかく忙しい…。）

●解決策

・従業員の協力も仰ぎ、私用時間を労働時間に含めず、本来の労働時間を記録、把握した。

・労働時間に関するルールを再度確認し、理解に努めた。

・クラウド型の勤怠システムを導入し、労働時間をリアルタイムで確認できるようにした。

・月に数回、面談の機会を設け、業務進捗の確認をこまめに行うようにした。

●まとめ

　昨今、ワークライフバランスが重要視されるようになり、長時間残業を見直す企業が増えています。

　とはいえ、特に中小企業では人手が足りず、残業時間削減への思いとは裏腹に、なかなか具体策が取れない企業が多いのも事実です。

　長時間労働の削減は企業努力だけでは限界があり、労働時間に関するルールを従業員１人１人にも理解してもらい、意識させ、協力を仰ぐ必要があると思います。

　労働時間の正しい把握ができると、業務の質や量に対する労働力の配分が明確になり、採用計画が立てやすくもなります。

　企業側の期待値と実績との差を図ることもでき、適正な評価などにも繋がります。

　大切な従業員が長く活躍できる環境を整えることも、企業にとっては重要な役割の１つです。見直しをご希望の方はぜひ、HOPグループへご相談ください。

＜相談内容＞

従業員を新規に採用する際に、何を基準に給料を決定したらよいかわからない、というご相談でした。

＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

中途採用者は以前の勤務先での給料をベースに採用時の給料を決定されていたようですが、既存の従業員の給料との整合性が合わなくなりつつありました。

●解決策

以下のご提案をいたしました。

１．全従業員の職務内容・職責・給料をリスト化し整理する。

まずは現状をしっかりと整理することから始めます。

２．会社が従業員に求める期待役割を整理する。

経営者の方にじっくりとヒアリングし、どのような期待役割を担ってほしいのか、それに対してどのくらいの水準の給料を設定するのか、を整理していきます。

３．期待役割を明確にした賃金テーブルを作成する。

今後はこの賃金テーブルに基づいて、新規に採用した従業員の給料を、一定の軸をもって決定することができるようになります。また、既存の従業員の給料とも整合性が取れるようになります。

●まとめ

　成長企業診断において、従業員満足度の診断項目として、「経営者の意思を反映した賃金テーブルを有していますか」という質問を設定しています。従業員が少ないうちは、個別に相談しながら賃金を決定することが多いと思いますが、従業員が増えてくると、個々の対応では全体での整合性が取れなくなり、従業員の不満にもつながります。だからと言って、単に賃金テーブルだけを即席で用意しても、会社の経営理念やビジョン、売上や利益とリンクせず、いずれ破綻をきたす可能性も高くなります。大切なのは、「経営者・会社が従業員に期待する役割を明確にした賃金テーブル」の設計・運用であり、腰を据えて取り組む必要があります。

＜相談内容＞

「在職中に行った残業に対する残業代（総額約34万円）が未支給であるため、支給振込をするよう退職者から書面が届いた。どうすれば良いか。」

勤怠の記録をしておらず、残業代も適切に支払っていなかったため、申出の通り事後的に残業代の支給をする必要がありました。在籍期間が数か月間だったにも関わらず、高額の請求です。こじれた糸をほどくように事実確認をしながら適当な金額を算定する必要がありました。

＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

出退勤の時刻等のいわゆる「勤怠」について、客観的な方法による記録ができていなかったことが最大の原因です。しかし、過ぎてしまったことは仕方のないこと。残業代を請求された当人には、請求金額の根拠として記録している勤務時間の開示を求めました。また、その記録と社内で安全管理のために記録していた最終退出者のリストを突き合わせ、当人による記録の正当性を確認し、合致しない部分については合意の上訂正をしていただきました。

また、労働時間に対する給与の単価について書面での明示ができていなかったため、口頭で説明していた給与体系について改めて詳細に解説し、これに基づく適正金額を算出。結果、27万円程度の支払いで合意に至りました。

●解決策

1.　勤怠記録ツールの導入

　クラウドで勤怠の記録ができる勤怠ツールを導入しました。これにより、客観的なデータによる記録が可能になり、法律に基づいた割増賃金の計算ができるようになりました。

2.　給与規程の見直し

　月額給与に対する正しい固定残業代を算出し、従業員の職位毎に給与テーブルを作成しました。また、法律だけではなく、会社として皆で守っていく「ハウスルール」を設定し、労働時間管理に対する全社的な意識改革を目指しました。

●まとめ

　「労基署に行きます。」と従業員に言われると非常に焦るものですが、そんな時こそ冷静な判断が必要です。法律家として適切なアドバイスをいたしますので、是非頼っていただきたいと思います。労働者の権利や法律も守っていくのが経営者の仕事です。状況を確認しながら、守るべきラインを探し出します。

　本件については、しっかりと時間管理・コスト管理をすることで、会社として行うべき人事戦略も見えてきたというお言葉をいただいています。ピンチはチャンス。一緒により強い組織づくりを目指しましょう。

＜ご相談内容＞

・勤怠管理がアナログで集計時間に相当な時間がかかり、間違いも多い。

・従業員がリアルタイムに自身の勤務時間を把握できていない。

・導入を前提として、どのシステムを選べば良いかわからない。

＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

・アナログ管理であっても、タイムレコーダーの設定がうまくできていない。

・有給休暇や残業の申請が勤務表と別で管理されていて、照合作業に手間がかかっている。

・勤怠管理のフローのうち、どの部分をクラウド化したいなどの具体的な計画がない。

●解決策

・近年のクラウド管理は、有給休暇などの各種申請が承認されると、自動的に勤務表に反映されます。また、有給休暇は残日数管理にも役立ちます。

・日々の労働時間をリアルタイムに集計してくれるので、個々人の長時間残業への意識付けに役立ちます。

・システムを使って便利になる部分もありますが、場合によって柔軟な運用ができなくなることもあります。何社かの商品において、コストや設定の手間を比較するのが最適です。勤怠集計後の給与計算のことを考え、給与計算ソフトとの相性が良いものがお薦めです。

●まとめ

　コロナ禍で在宅勤務の導入が増えたことに伴い、勤怠のクラウド化を検討、移行する企業も増加傾向です。

　システムは法令遵守で作られているので、初期設定時に自社の運用を見直す良いきっかけにもなります。

　勤怠管理のシステム変更は、従業員さんを巻き込む大きなプロジェクトになり、初期設定にも相当な労力が必要ですが、運用が軌道に乗るとそれまでの工数が劇的に削減されます。

　HOPでは勤怠管理だけでなく、従業員さんの情報管理や給与計算を総合的にサポート出来るシステムを導入し、お客様のご支援を行っております。ご興味のある方は一度、お気軽にご相談ください。

＜ご相談内容＞

福岡居住のAさんが東京の会社へ1ヶ月の短期雇用で入社。ところが１日勤務して福岡に帰ってしまった。その後、音信不通となってしまった。

 詳しい状況

・口頭での労働契約のみで雇用契約書（労働条件通知書）を交わしていない。（本人からもらった書類等は履歴書のみ）

・電話は通じず。

・メールを送るも返信なし。

・１日分の賃金を払いたくとも振込先の情報なし。

 このような状況において会社としては、どのように対処すればよいのか？

  ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

①雇用契約書（労働条件通知書）を締結（通知）していない。

②退職届の提出がない。

③賃金支払いが出来ていない。

④源泉徴収票を渡せていない。

 【補足】

①②

・契約書を取り交してなくとも、面接時等に口頭で契約を結び、双方が同意すれば雇用契約は成立する。

・1日のみの勤務、その後出勤していなければそれは無断欠勤となる。

・就業規則等で「無断欠勤開始日より2週間が過ぎたとき退職とする。」等の規定がある場合は、規定通りの日に退職となる。

・就業規則等に規程が無い場合、契約期間中は雇用契約を結んでいる状態となる。※解雇手続きは可能。

●解決策（回答）

今回は、期間の定めのある契約（1ヶ月間）が決まっていたのであれば、その日までの雇用となります。

ただ、それが口頭のみだとトラブルが起こった際、証拠書類がなく会社が不利になるため、労働条件通知書をご本人Aさんにお渡しすることが大切になります。

電話、メールをしても通じないとのことですので、内容証明郵便で「労働条件通知書」と「給与の支払い方法」を郵送されてはいかがでしょうか。

※「給与の支払い方法」例：原則振込ですが、現金書留という方法もあります。どちらにされますか？振込ということであれば銀行口座情報を教えてください。ご返信がない場合は現金書留とさせていただきます。

※現金書留はAさんとどうしても連絡が取れない、かつ、Aさんがいる住所が確定していること

給与の支払いは、振込、現金書留の他、Aさんが会社に来られるまで（連絡が取れるまで）会社保管、もしくは法務局に供託することも可能です。

※賃金を会社保管する場合は、賃金請求権の時効期間である※当分の間は3年（2020年4月労働基準法改正）保管ください。

給与支払時期は労働条件通知書の雇用期間満了後。

振込の場合は、振込時期に内容証明郵便にて、雇用期間満了通知書、給与明細、源泉徴収票を送りましょう。

現金書留の場合は、現金の他、雇用期間満了通知書、給与明細、源泉徴収票も同封して送りましょう。

会社保管、法務局に供託の場合は、各書類と共にその旨Aさんに通知しましょう。

 ●まとめ

今回の事例は契約社員に限ったことではなく、正社員、パートでもあり得ることです。

入社日には雇用契約を締結し、振込先銀行口座を確実に聞いておきましょう。

※雇用契約の締結や振込先銀行口座の確認は入社前にすることも可能です。

事前にリスク回避することで人事労務の負担を減らすことが大切です。

＜ご相談内容＞

現場の社員と直接やりとりをし、人事部を経由することなく労務手続きを完結させてほしい。

 日本全国に店舗を展開する飲食業のお客様からのご依頼でした。従業員のプロフィールや雇用契約の内容は様々であり、且つ従業員数も多いため、本社で情報をとりまとめ社会保険に関する事務を遂行するのには膨大な労力を要していました。

 ＜現状分析と改善策＞

●具体的な原因

手続に必要な情報のとりまとめに、複数の人間が関わり、多くの時間を使っていました。

 現場の店長が手続きを必要とする本人の情報をとりまとめ本社の人事部に報告、本社の人事部が情報の精査を行い必要なデータとともにHOPへ報告…手続完了後も同様の経路で本人に書類や保険証が渡っていました。現場の店長や社員には社会保険実務に明るくない方も多く、従業員から質問を受けた際も人事部やHOPに確認をとるまで解決しないこともありました。

●解決策

 1.　アプリの開発

HOPグループでお付き合いのあるIT企業に依頼し、従業員から直接手続申請が出来るアプリを開発しました。これにより店長と人事部が行っていた情報のとりまとめに要していた手間を省くことができました。

 2.　ホットラインの開設

従業員からの質問にすぐにお答えできるよう、HOPに専用の電話回線とメールを設けました。従業員に直接、専門家としての回答ができるようになりました。

 3.　直送サービス

行政から送付される決定通知書や健康保険証などをHOPで取りまとめ店舗へ直接送付するフローに変更しました。人事部が行っていた郵送作業がなくなりました。

●まとめ

 昨今、管理部門の業務圧縮をしたいというご要望や、リソース不足に悩む会社が増えています。思い切って専門家にアウトソースすることで、業務の効率化や従業員へのサービス向上を図ることができます。「より正確にスピーディーに労務管理を行いたい」という方は是非アウトソースサービスをご検討ください。